Challenges
こんな状態になっていませんか。
-
契約手続きに来店と紙が必要
注文書を印刷して署名と押印をもらうため、お客様に来店してもらうか郵送で往復している。
-
注文書の内容を入力し直している
販売管理システムで作った注文書を、別のシステムや台帳に転記している。
-
いつ誰が署名したか証明しにくい
紙の原本しかなく、締結後に内容が変わっていないことを示しにくい。
Flow
業務の流れが、こう変わります。
導入前
- 販売管理システムで注文書を作成
- 印刷してお客様に署名・押印をもらう
- 来店または郵送で原本をやり取り
- 原本をファイルで保管
導入後
- 注文書のPDFをドラッグするだけでAIが内容を読み取る
- SMSまたはQRでお客様へ署名を依頼
- お客様はスマートフォンで内容を確認し手書きで署名
- 署名の記録付きPDFを自動で保管
Features
主な機能
-
注文書の読み取り
販売管理システムが出力した注文書（PDF・画像）から、AIが項目を読み取ってフォームに反映します。確認・修正してから締結に進めます。
-
署名の依頼
「この内容で締結」を押すと、SMS送信またはQRコードでお客様に署名用のリンクを渡せます。
-
スマートフォンで手書き署名
お客様は自分のスマートフォンで注文書を確認し、手書きで署名します。
-
署名の記録
署名済みPDFに、署名画像・署名者・日時・IPアドレス・端末・原本のハッシュ値を記した記録ページを付け、改ざんを検知できるようにします。
-
契約一覧
契約済・閲覧済・未契約の状態で一覧でき、詳細と操作記録を確認できます。
-
お客様マイページ
お客様は署名済みの注文書をいつでもマイページで確認・ダウンロードできます。
AI
AIが支援する範囲と、その効果。
できることを広く言うのではなく、業務と効果をセットで示します。
| AI機能 | 業務上の効果 |
|---|---|
| 注文書の読み取りと項目抽出 | 注文書から必要な項目を読み取り、締結前の入力作業をなくします。読み取り結果は担当者が確認してから使います。 |
Connect
このPortとつながるサービス
前の工程のデータがそのまま次の入力になるため、転記が発生しません。
- SignPORT AI 注文書を読み取り、お客様が署名する
- MyPORT AI お客様は共通アカウントでログインし、署名済みの書類を確認する
- DocPORT AI 契約に付随する必要書類を集める
Security
セキュリティ
認証、権限、暗号化、記録は共通基盤で一貫して適用されます。 入力したデータは外部AIモデルの学習には利用しません。
- 認証基盤・多要素認証
- 共通ID・利用資格の確認（AccountPORT AIと共通）
- 通信・保存データの暗号化
- 操作ログの保存
- バックアップ・障害監視
- AIへのデータ送信方針の明示
FAQ
よくある質問
いま使っている販売管理システムの注文書を使えますか？
はい。出力した注文書のPDFや画像をそのまま読み込みます。書式ごとの設定は不要です。
お客様にアカウント登録は必要ですか？
お客様はMyPORT AIの共通アカウントでログインして署名します。一度作れば、署名済みの注文書をいつでも確認できます。
署名後に内容が変わっていないことをどう示しますか？
原本のハッシュ値と署名の記録を署名済みPDFに残すため、改ざんがあれば検知できます。